ניהול תורים למאמני כושר וסטודיו: אימונים אישיים, כרטיסיות ומנויים במקום אחד

מאמן כושר אישי מתחיל את היום לפעמים בשש בבוקר בפארק, עובר לאימון בבית של מתאמן, ממשיך לסטודיו, ומסיים עם אימון אונליין בערב. בין לבין הוא עונה להודעות: ״אפשר להזיז למחר?״, ״כמה אימונים נשארו לי?״, ״שילמתי כבר על החודש?״. כל אחת מהשאלות האלה לוקחת רגע, אבל ביחד הן אוכלות שעה ביום.

בניגוד להרבה עסקים אחרים, אצל מאמנים הקשר עם הלקוח הוא מתמשך. מתאמן לא בא פעם אחת, הוא מגיע פעמיים או שלוש בשבוע במשך חודשים. לכן ניהול התורים כאן הוא בעצם ניהול של מערכת יחסים: כמה אימונים נוצלו, מתי מתחדש המנוי, מה ההתקדמות, ומה עושים כשמתאמן מתחיל להבריז.

במדריך הזה נעבור על הדרך לבנות יומן אימונים שעובד, לבחור בין כרטיסייה למנוי, לנהל הצהרות בריאות, ולהתמודד עם ביטולים בלי לריב עם אף אחד.

מה מיוחד ביומן של מאמן כושר

• שעות קצה – אימונים לפני העבודה ואחריה. הבוקר המוקדם והערב הם השעות המבוקשות, והצהריים לפעמים ריקים.
• מיקומים שונים – פארק, סטודיו, בית המתאמן, חדר כושר בבניין. בין אימון לאימון צריך זמן נסיעה.
• מתאמנים קבועים – רוב המתאמנים רוצים את אותו יום ואותה שעה כל שבוע.
• תשלום מראש – כרטיסיות ומנויים הם המודל הנפוץ, ולא תשלום לכל אימון בנפרד.
• בריאות ובטיחות – לפני שמתחילים לאמן, חשוב לדעת על פציעות, מחלות, תרופות והריון.
• מעקב התקדמות – משקלים, מדידות, תרגילים. בלי תיעוד, קשה להראות למתאמן כמה הוא התקדם.

להגדיר את סוגי האימונים

הצעד הראשון הוא לבנות רשימת שירותים ברורה. כמה דוגמאות:

• אימון אישי – בדרך כלל 45 עד 60 דקות.
• אימון זוגי – שני מתאמנים באימון אחד. אפשר להגדיר אותו כשירות נפרד עם מחיר משלו, שאחד מבני הזוג קובע.
• אימון היכרות ובניית תוכנית – פגישה ראשונה, לפעמים ארוכה יותר, שכוללת שיחה, בדיקת יכולות ובניית תוכנית.
• אימון אונליין – אימון בווידאו למתאמנים שלא יכולים להגיע.
• מדידות ומעקב – פגישה קצרה פעם בכמה שבועות לבדיקת התקדמות.

זמן נסיעה בין מיקומים

אם אתם מאמנים גם בפארק וגם אצל מתאמנים בבית, אל תשכחו לחשב את הדרך. אפשר להגדיר את משך האימון עם מרווח שכולל נסיעה, או לחסום ביומן את הזמן שבין מיקום למיקום. כך לא תגיעו מתנשפים ומאחרים לאימון הבא.

הגבלת אימונים לימים מסוימים

אם אימונים בפארק מתקיימים רק בימים מסוימים, או שאימונים אונליין פתוחים רק בערבים, אפשר להגביל כל סוג אימון לימים שבהם הוא באמת קורה.

כרטיסייה או מנוי: מה מתאים לכם

זו אחת ההחלטות החשובות למאמן, והיא משפיעה על ההכנסה ועל ההתמדה של המתאמנים.

כרטיסייה

המתאמן רוכש מספר אימונים מראש, למשל 10 אימונים, ומנצל אותם בקצב שלו.

• מתאים ל – מתאמנים עם לוח זמנים משתנה, אימונים אישיים, ומי שמתחיל ורוצה לנסות.
• יתרון – ברור ושקוף. המתאמן יודע בדיוק כמה נשאר לו.
• חיסרון – אם אין תוקף, מתאמן יכול למשוך כרטיסייה חודשים. כדאי להגדיר תוקף ולכתוב אותו מראש.

מנוי

המתאמן משלם סכום קבוע לתקופה, לרוב חודש, ומקבל מסגרת אימונים מוגדרת.

• מתאים ל – מתאמנים קבועים שמגיעים באותו קצב כל שבוע.
• יתרון – הכנסה צפויה יותר, ומחויבות גבוהה יותר של המתאמן.
• חיסרון – צריך לעקוב אחרי חידושים ותשלומים, ולהחליט מה קורה עם אימון שלא נוצל.

דוגמה לחישוב פשוט: נניח שאימון בודד עולה אצלכם 200 ש״ח. כרטיסייה של 10 אימונים יכולה להיות מוצעת, לדוגמה, ב-1,800 ש״ח. המתאמן חוסך, ואתם מקבלים תשלום מראש ומתאמן שמחויב להגיע לפחות עשר פעמים.

אימונים קבועים: איך לשמור על הקצב

רוב המתאמנים רוצים ״את השעה שלי״: שני ורביעי בשבע בבוקר, למשל. הדרך הפשוטה והיעילה לשמור על זה:

1. לקבוע את האימון הבא בסוף כל אימון – המתאמן עדיין איתכם, מרוצה מהאימון, וקל לסגור את המועד הבא.
2. לשריין כמה שבועות קדימה – למתאמנים הכי קבועים, אפשר לקבוע ביומן כבר עכשיו את האימונים של השבועות הקרובים.
3. לעקוב ביומן השבועי – בתצוגת שבוע רואים מיד אם מתאמן קבוע נעלם מהיומן.
4. לשלוח הודעה למי שלא קבע – מתאמן שלא קבע אימון שבועיים הוא מתאמן שעומד לנשור.

דוגמה להודעה:

״היי [שם], לא ראיתי אותך ביומן בשבועיים האחרונים. הכול בסדר? נשארו לך עוד כמה אימונים בכרטיסייה, בוא נקבע את הבא. הקישור כאן.״

הצהרת בריאות לפני האימון הראשון

לפני שמתחילים לאמן מתאמן חדש, חשוב לקבל ממנו הצהרת בריאות: מצבים רפואיים, פציעות עבר, תרופות, הריון, ואישור שהוא כשיר לפעילות גופנית. בהרבה מקרים זה נעשה בדף שהמתאמן ממלא בפגישה הראשונה, ואז הדף נעלם.

טופס דיגיטלי שהמתאמן ממלא וחותם עליו לפני האימון הראשון עדיף בכמה מובנים: הוא נשמר בכרטיס המתאמן, אפשר לעבור עליו לפני שנפגשים, ואפשר לבקש עדכון כשמשהו משתנה. כדאי לשקול גם טופס נוסף עם מדיניות הביטולים והתשלומים, שהמתאמן מאשר.

טיפ: בתחילת כל תקופה חדשה, למשל בחידוש כרטיסייה, שאלו ״יש משהו חדש שאני צריך לדעת? כאב, פציעה, תרופה?״. זה חלק מהאחריות המקצועית שלכם.

ביטולים של הרגע האחרון

״מצטער, לא אגיע היום״ בשש וחצי בבוקר, כשאתם כבר בפארק. מוכר? הנה מה שעוזר:

• מדיניות ביטול ברורה – למשל, ביטול עד זמן מסוים לפני האימון לא נספר, ביטול מאוחר יותר נחשב כאימון מנוצל מהכרטיסייה. הכי חשוב שזה כתוב מראש ושהמתאמן אישר.
• קישור לביטול עצמי – מתאמן שיכול לבטל בלחיצה עד המועד שקבעתם, יעשה את זה בזמן ולא ברגע האחרון.
• תזכורת ערב לפני – במיוחד לאימוני בוקר מוקדמים. תזכורת עם קישור לאישור הגעה מאפשרת לדעת מראש מי באמת מגיע.
• רשימת המתנה – כשאימון בשעה מבוקשת מתבטל, יש מתאמן אחר שישמח לתפוס אותו.

עוד רעיונות יש במדריך איך לצמצם ביטולים ולקוחות שלא מגיעים, ודוגמאות לנוסחים במדריך תזכורות אוטומטיות לתורים.

תיעוד התקדמות בכרטיס המתאמן

מתאמנים נשארים כשהם רואים תוצאות. תיעוד קצר אחרי כל אימון, בכרטיס המתאמן, עושה הבדל גדול:

• משקלים ומספר חזרות בתרגילים המרכזיים.
• מדידות ומשקל, אם המתאמן רוצה לעקוב.
• כאבים, מגבלות או תרגילים שכדאי להימנע מהם.
• מטרות לתקופה הקרובה.

כשמתאמן אומר ״אני מרגיש שאני לא מתקדם״, אפשר לפתוח את הכרטיס ולהראות לו כמה הוא הרים לפני כמה חודשים.

סטודיו עם כמה מאמנים

אם יש לכם סטודיו עם כמה מאמנים, לכל מאמן צריך יומן ושעות עבודה משלו, והמתאמן צריך לבחור אצל מי הוא מתאמן. חשוב גם לדעת כמה הכנסה מגיעה מכל מאמן ומכל סוג אימון, בשביל חלוקת הכנסות ותכנון. חשוב לציין: MATAY בנוי לזימון תורים אישיים ולא להרשמה לשיעורים קבוצתיים עם מכסת משתתפים. אימון זוגי או אימון של קבוצה קטנה קבועה אפשר להגדיר כשירות נפרד שנקבע על ידי אחד המשתתפים.

איך עושים את זה ב-MATAY

ב-MATAY כל מאמן מקבל עמוד הזמנות, שבו המתאמנים רואים את סוגי האימונים, בוחרים מאמן אם יש כמה, וקובעים שעה פנויה. לכל סוג אימון אפשר להגדיר משך, מחיר וימים שבהם הוא זמין, ולאימונים אונליין אפשר לצרף קישור לפגישת וידאו.

אפשר למכור כרטיסיות ומנויים ולעקוב אחרי הניצול שלהם, לשלוח הצהרת בריאות וטופס מדיניות כטפסים דיגיטליים עם חתימה, ולתעד התקדמות בכרטיס המתאמן. תזכורות SMS נשלחות אוטומטית עם קישור לאישור הגעה וביטול עצמי לפי מדיניות הביטול שלכם (וואטסאפ יגיע בקרוב). אפשר לגבות תשלום או מקדמה בזמן ההזמנה דרך ספקי סליקה מחוברים, לרשום תשלום בביט או בהעברה, ולהפיק חשבוניות אוטומטיות. לסטודיו יש יומן נפרד לכל מאמן ודוחות הכנסה לפי מאמן ולפי סוג אימון.

עוד פרטים בעמוד MATAY למאמני כושר.

לסיכום

ניהול תורים טוב למאמן כושר הוא יותר מיומן: זה מעקב אחרי כרטיסיות ומנויים, הצהרות בריאות מסודרות, אימונים קבועים שנשמרים, ותיעוד שמראה למתאמן שהוא מתקדם. כשהכול מרוכז במקום אחד, נשאר לכם זמן להתמקד במה שאתם יודעים לעשות הכי טוב, לאמן.

רוצים לראות איך זה עובד עם המתאמנים שלכם? אפשר להתחיל 14 ימי ניסיון בחינם, להגדיר את סוגי האימונים והכרטיסיות, ולשלוח את הקישור למתאמנים כבר השבוע.