נספח עיבוד מידע

1. הגדרות

• ״מידע אישי״, ״מידע בעל רגישות מיוחדת״, ״עיבוד״, ״בעל שליטה״, ״מחזיק״ ו״אירוע אבטחה חמור״ – כמשמעותם בחוק הגנת הפרטיות ובתקנות אבטחת מידע.
• ״מידע הלקוחות״ – מידע אישי על לקוחות הקצה של העסק ועל אנשים אחרים שהעסק מזין לפלטפורמה.
• ״ספק משנה״ – גורם שלישי ש-MATAY נעזרת בו לעיבוד מידע הלקוחות.

2. תפקידי הצדדים

העסק הוא בעל השליטה במאגר מידע הלקוחות וקובע את מטרות העיבוד. MATAY היא מחזיק ומעבדת את המידע מטעם העסק בלבד.

העסק אחראי לכך שיש לו בסיס חוקי לאיסוף המידע ולעיבודו, שמסר ללקוחותיו הודעה כנדרש בחוק, שקיבל הסכמות נדרשות (לרבות לדיוור שיווקי ולאיסוף מידע בעל רגישות מיוחדת), ושהמידע שהוא מזין נחוץ למטרה. העסק אחראי גם לבחון אם חלה עליו חובת רישום מאגר או מינוי ממונה על הגנת הפרטיות.

3. מהות העיבוד

• מטרה: מתן שירותי ניהול תורים ולקוחות לעסק, כמתואר בהסכם.
• סוגי נושאי מידע: לקוחות העסק, לקוחות פוטנציאליים, נרשמים לרשימת המתנה.
• סוגי מידע: פרטי קשר, תאריך לידה, היסטוריית תורים ורכישות, הערות וסיכומי טיפול, טפסים וחתימות (לרבות הצהרות בריאות), קבצים ותמונות, יומני הודעות, הסכמות לדיוור.
• פעולות: אחסון, הצגה, שליחת הודעות, גיבוי, ייצוא ומחיקה.
• משך: לאורך תקופת ההסכם ועד למחיקה כאמור בסעיף 10.

4. עיבוד לפי הוראות בלבד

MATAY תעבד את מידע הלקוחות רק לפי הוראות העסק, כפי שהן באות לידי ביטוי בהסכם, בהגדרות החשבון ובפעולות שהעסק מבצע במערכת, ולא תשתמש בו לכל מטרה אחרת. אם MATAY תידרש לפי דין לעבד מידע שלא לפי ההוראות, היא תודיע על כך לעסק מראש, אלא אם הדין אוסר זאת.

אם לדעת MATAY הוראה של העסק מפרה את הדין, היא תודיע לו על כך ורשאית להימנע מביצועה.

5. סודיות

MATAY תשמור את מידע הלקוחות בסודיות. גישה למידע תינתן רק לעובדים, לנותני שירות ולספקי משנה הזקוקים לה לצורך מתן השירות, שהתחייבו לשמירת סודיות, והודרכו בנושאי אבטחת מידע כנדרש.

6. אבטחת מידע

MATAY מיישמת אמצעי אבטחה ארגוניים וטכנולוגיים המתאימים לרמת האבטחה החלה על המאגר לפי תקנות אבטחת מידע, ובהם:

• הצפנת תעבורה (TLS), הצפנת פרטי התחברות לספקים חיצוניים ושמירת סיסמאות ב-hash.
• בקרת גישה לפי תפקיד, הפרדה לוגית בין חשבונות עסקים, ואימות דו-שלבי לבעלי הרשאות.
• תיעוד גישה של צוות MATAY לחשבונות עסקים ביומן ביקורת, ושמירת היומנים לתקופה של 24 חודשים לפחות.
• גיבויים שוטפים ונהלי שחזור.
• ניטור, עדכוני אבטחה והגנה מפני התקפות ובוטים.
• מסמך הגדרות מאגר ונוהל אבטחה פנימי, ובחינה תקופתית של האמצעים.

7. ספקי משנה

העסק מאשר ל-MATAY להיעזר בספקי המשנה המפורטים במדיניות הפרטיות (כגון Supabase, Vercel, Cloudflare, Resend וספק ה-SMS). MATAY תתקשר עם כל ספק משנה בהסכם הכולל חובות סודיות ואבטחה שאינן פחותות מהותית מאלה שבנספח זה, ותישאר אחראית כלפי העסק לעיבוד שהם מבצעים.

על הוספה או החלפה של ספק משנה המעבד מידע לקוחות, MATAY תודיע באמצעות עדכון מדיניות הפרטיות ו/או בדואר אלקטרוני לפחות 14 יום מראש. עסק המתנגד מטעמים סבירים הקשורים להגנת מידע רשאי להודיע על כך, ואם לא יימצא פתרון – לסיים את המנוי ולקבל החזר יחסי בגין תקופה ששולמה מראש ולא נוצלה.

8. העברה אל מחוץ לישראל

מידע הלקוחות עשוי להיות מאוחסן או מעובד מחוץ לישראל אצל ספקי המשנה, בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001.

9. אירוע אבטחה

MATAY תודיע לעסק ללא דיחוי, ולא יאוחר מ-72 שעות מרגע שנודע לה, על אירוע אבטחה חמור הנוגע למידע הלקוחות של העסק. ההודעה תכלול, ככל שהמידע זמין: תיאור האירוע, סוגי המידע והיקפו, הצעדים שננקטו להכלה ולצמצום הנזק, ואיש קשר.

MATAY תשתף פעולה עם העסק ותסייע לו במילוי חובותיו לדווח לרשות להגנת הפרטיות ולנושאי המידע, ותנקוט בצעדים סבירים למניעת הישנות האירוע.

10. סיוע במימוש זכויות

המערכת מאפשרת לעסק לעיין במידע הלקוחות, לתקנו, לייצאו ולמחקו. אם בקשה של נושא מידע תגיע ישירות ל-MATAY, היא תעביר אותה לעסק בתוך 5 ימי עסקים ולא תשיב לה בעצמה, אלא לפי הוראת העסק או כנדרש בדין. MATAY תספק לעסק סיוע סביר נוסף ככל שיידרש.

11. החזרה ומחיקה בסיום

עם סיום ההסכם, העסק רשאי לייצא את מידע הלקוחות בתוך 30 יום. לאחר מכן MATAY תמחק את המידע ממערכות הייצור, ומגיבויים בתוך 90 יום נוספים, אלא אם נדרש לשמור אותו לפי דין. על פי בקשה, MATAY תאשר בכתב את ביצוע המחיקה.

12. ביקורת ומידע

MATAY תמסור לעסק, לפי בקשה סבירה ובכתב ולא יותר מפעם בשנה (אלא אם אירע אירוע אבטחה או שרשות דורשת זאת), מידע הנדרש להוכחת עמידתה בנספח זה, כגון תיאור אמצעי האבטחה ורשימת ספקי המשנה. ביקורת נוספת תתואם מראש, תיעשה בכפוף להתחייבות לסודיות, באופן שלא יפגע בשירות לעסקים אחרים, ועל חשבון העסק.

13. אחריות

אחריות הצדדים לפי נספח זה כפופה להוראות הגבלת האחריות שבהסכם, ככל שהדין מתיר זאת. כל צד אחראי לעמידתו בחובות החלות עליו לפי חוק הגנת הפרטיות.

14. תוקף

נספח זה בתוקף כל עוד MATAY מעבדת מידע לקוחות עבור העסק. חובות הסודיות והמחיקה יחולו גם לאחר סיום ההסכם.

לפניות בנושא נספח זה: linmarketing26@gmail.com.